Laju perkembangan dan perubahan teknologi begitu cepat tanpa henti. Sulit untuk diprediksi dan tidak ada yang ingin mengganti investasi awal di pusat data. Disinilah mengapa mempertahankan fleksibilitas menjadi sangat penting, agar anda dapat terus memanfaatkan infrastruktur data yang telah ada dengan biaya dan gangguan seminimal mungkin. Sistem proteksi data anda harus memberikan pilihan untuk tetap mendukung apa yang sudah ada, selain memungkinkan anda untuk mengubah dan meningkatkan infrastruktur IT secara dinamis.

NetVault Backup available in different configurations

NetVault Backup merupakan sebuah solusi perlindungan data (Data Protection), aplikasi ataupun Critical Environments baik dalam bentuk fisik atau virtual dalam satu konsol utama. NetVault adalah solusi backup recovery yang memiliki fleksibilitas dengan scalable architecture, sehingga solusi ini dapat mengakomodir segala kebutuhan sampai dengan skala besar. Selain itu NetVault Backup sistem proteksi data juga dapat mendukung berbagai macam sistem operasi, aplikasi,dan database. NetVault Backup mendukung sistem operasi Linux, Mac OS X, HP-UX, Windows, FreeBSD, NetWare, Solaris, AIX. Selain itu juga mendukung VMware, Microsoft Hyper-V (Virtualization) lalu Microsoft Exchange Server, Microsoft SharePoint, IBM Lotus Domino Server (Application), lalu Microsoft SQL Server, MySQL, Oracle, IBM DB2, Informix Dynamic Server, PostgreSQL, SAP, Sybase, Teradata (Database).

Arsitektur dasar dari NetVault adalah client-server, yang meliputi NetVault Backup Server yang berperan sebagai server pusat yang menyediakan job management, media management, device management, client management, reporting, notification serta logging. Terdapat riwayat dari setiap proses backup, yang tersimpan dalam database NetVault, hal ini memudahkan pengguna dalam mengenali setiap object yang mereka ingin pulihkan.

NetVault Client merupakan agent yang berfungsi agar NetVault Backup Server dapat melakukan proses backup dan melakukan proses pemulihan (recovery) data atau aplikasi pada server yang menjadi client. NetVault Backup memiliki konsol yang memungkinkan untuk melakukan administrasi secara terpusat dari NetVault Backup Server ke setiap client atau workstation yang berada dalam jaringan. NetVault Backup mendukung untuk berbagai macam media penyimpanan seperti Network-Attached Storage (NAS), Physical Tape Libraries, Virtual Tape Libraries, Shared Virtual Tape Libraries, NetVault SmartDisk serta solusi dalam bentuk appliances untuk Data Deduplication. NetVault memiliki konsol monitoring yang berbasis web, sehingga memudahkan pengguna untuk melakukan monitoring darimana saja, dan memantau aktifitas setiap device secara real time. (solusitek)

ref : http://solusitek.com/netvault-backup-sistem-proteksi-data/

Sistem Operasi (Operating System : OS) adalah komponen pengolah peranti lunak dasar (essential component) tersistem sebagai pengelola sumber daya perangkat keras komputer (hardware), dan menyediakan layanan umum untuk aplikasi perangkat lunak. Sistem operasi adalah jenis yang paling penting dari perangkat lunak sistem dalam sistem komputer. Tanpa sistem operasi, pengguna tidak dapat menjalankan program aplikasi pada komputer mereka, kecuali program booting.

Sistem operasi mempunyai penjadwalan yang sistematis mencakup perhitungan penggunaan memori, pemrosesan data, penyimpanan data, dan sumber daya lainnya.

Untuk fungsi-fungsi perangkat keras seperti sebagai masukan dan keluaran dan alokasi memori, sistem operasi bertindak sebagai perantara antara program aplikasi dan perangkat keras komputer, meskipun kode aplikasi biasanya dieksekusi langsung oleh perangkat keras dan seringkali akan menghubungi OS atau terputus oleh itu. Sistem operasi yang ditemukan pada hampir semua perangkat yang berisi komputer-dari ponsel dan konsol permainan video untuk superkomputer dan server web.

Contoh sistem operasi modern adalah Linux, Android, iOS, Mac OS X, dan Microsoft Windows.

Sistem operasi
Fitur umum
Proses manajemen Interupsi Manajemen memori Sistem berkas Pemacu peranti Jaringan (TCP/IP, UDP) Keamanan (Proses/Memori perlindungan) I/O

Pendahuluan

Biasanya, istilah Sistem Operasi sering ditujukan kepada semua perangkat lunak yang masuk dalam satu paket dengan sistem komputer sebelum aplikasi-aplikasi perangkat lunak terinstal. Sistem operasi adalah perangkat lunak sistem yang bertugas untuk melakukan kontrol dan manajemen perangkat keras serta operasi-operasi dasar sistem, termasuk menjalankan perangkat lunak aplikasi seperti program-program pengolah kata dan peramban web.

Secara umum, Sistem Operasi adalah perangkat lunak pada lapisan pertama yang ditempatkan pada memori komputer pada saat komputer dinyalakan booting. Sedangkan software-software lainnya dijalankan setelah Sistem Operasi berjalan, dan Sistem Operasi akan melakukan layanan inti untuk software-software itu. Layanan inti tersebut seperti akses ke disk, manajemen memori, penjadwalan tugas schedule task, dan antar-muka user GUI/CLI. Sehingga masing-masing software tidak perlu lagi melakukan tugas-tugas inti umum tersebut, karena dapat dilayani dan dilakukan oleh Sistem Operasi. Bagian kode yang melakukan tugas-tugas inti dan umum tersebut dinamakan dengan “kernel” suatu Sistem Operasi.

Kalau sistem komputer terbagi dalam lapisan-lapisan, maka Sistem Operasi adalah penghubung antara lapisan hardware dengan lapisan software. Sistem Operasi melakukan semua tugas-tugas penting dalam komputer, dan menjamin aplikasi-aplikasi yang berbeda dapat berjalan secara bersamaan dengan lancar. Sistem Operasi menjamin aplikasi lainnya dapat menggunakan memori, melakukan input dan output terhadap peralatan lain, dan memiliki akses kepada sistem berkas. Apabila beberapa aplikasi berjalan secara bersamaan, maka Sistem Operasi mengatur schedule yang tepat, sehingga sedapat mungkin semua proses yang berjalan mendapatkan waktu yang cukup untuk menggunakan prosesor (CPU) serta tidak saling mengganggu.

Dalam banyak kasus, Sistem Operasi menyediakan suatu pustaka dari fungsi-fungsi standar, di mana aplikasi lain dapat memanggil fungsi-fungsi itu, sehingga dalam setiap pembuatan program baru, tidak perlu membuat fungsi-fungsi tersebut dari awal.

Sistem Operasi secara umum terdiri dari beberapa bagian:

• Mekanisme Boot, yaitu meletakkan kernel ke dalam memory
• Kernel, yaitu inti dari sebuah Sistem Operasi
• Command Interpreter atau shell, yang bertugas membaca input dari pengguna
• Pustaka-pustaka, yaitu yang menyediakan kumpulan fungsi dasar dan standar yang dapat dipanggil oleh aplikasi lain
• Driver untuk berinteraksi dengan hardware eksternal, sekaligus untuk mengontrolnya.

Sebagian Sistem Operasi hanya mengizinkan satu aplikasi saja yang berjalan pada satu waktu (misalnya DOS), tetapi sebagian besar Sistem Operasi baru mengizinkan beberapa aplikasi berjalan secara simultan pada waktu yang bersamaan. Sistem Operasi seperti ini disebut sebagai Multi-tasking Operating System (misalnya keluarga sistem operasi UNIX). Beberapa Sistem Operasi berukuran sangat besar dan kompleks, serta inputnya tergantung kepada input pengguna, sedangkan Sistem Operasi lainnya sangat kecil dan dibuat dengan asumsi bekerja tanpa intervensi manusia sama sekali. Tipe yang pertama sering disebut sebagai Desktop OS, sedangkan tipe kedua adalah Real-Time OS, contohnya adalah Windows, Linux, Free BSD, Solaris, palm, symbian, dan sebagainya.

Layanan

Seiring dengan berkembangnya Sistem Operasi, semakin banyak lagi layanan yang menjadi layanan inti umum. Kini, sebuah OS mungkin perlu menyediakan layanan jaringan dan koneksi internet, yang dulunya tidak menjadi layanan inti umum. Sistem Operasi juga perlu untuk menjaga kerusakan sistem komputer dari gangguan program perusak yang berasal dari komputer lainnya, seperti virus. Daftar layanan inti umum akan terus bertambah.

Program saling berkomunikasi antara satu dengan lainnya dengan Antarmuka Pemrograman Aplikasi, Application Programming Interface atau disingkat dengan API. Dengan API inilah program aplikasi dapat berkomunikasi dengan Sistem Operasi. Sebagaimana manusia berkomunikasi dengan komputer melalui Antarmuka User, program juga berkomunikasi dengan program lainnya melalui API.

Walaupun demikian API sebuah komputer tidaklah berpengaruh sepenuhnya pada program-program yang dijalankan diatas platform operasi tersebut. Contohnya bila program yang dibuat untuk windows 3.1 bila dijalankan pada windows 95 dan generasi setelahnya akan terlihat perbedaan yang mencolok antara program tersebut dengan program yang lain.

Sistem Operasi saat ini

Sistem operasi-sistem operasi utama yang digunakan komputer umum (termasuk PC, komputer personal) terbagi menjadi 3 kelompok besar:

1. Sistem Microsoft Windows – yang antara lain terdiri dari Windows Desktop Environment (versi 1.x hingga versi 3.x), Windows 9x (Windows 95, 98, dan Windows ME), dan Windows NT (Windows NT 3.x, Windows NT 4.0, Windows 2000, Windows XP, Windows Server 2003, Windows Vista, Windows Server 2008, Windows 7 (Seven) yang dirilis pada tahun 2009, Windows 8 yang dirilis pada Oktober 2012), dan Windows Terakhir yaitu Windows 10 (Dirilis pada Juli 2015)).
2. Sistem Unix yang menggunakan antarmuka sistem operasi POSIX, seperti SCO UNIX, keluarga BSD (Berkeley Software Distribution), GNU/Linux, Zeath OS (berbasis kernel linux yang dimodifikasi.)MacOS/X (berbasis kernel BSD yang dimodifikasi, dan dikenal dengan nama Darwin) dan GNU/Hurd.
3. Sistem Mac OS, adalah sistem operasi untuk komputer keluaran Apple yang biasa disebut Mac atau Macintosh. Sistem operasi yang terbaru adalah Mac OS X versi 10.6 (Snow Leopard). Musim panas 2011 direncanakan peluncuran versi 10.7 (Lion).

Sedangkan komputer Mainframe, dan Super komputer menggunakan banyak sekali sistem operasi yang berbeda-beda, umumnya merupakan turunan dari sistem operasi UNIX yang dikembangkan oleh vendor seperti IBM AIX, HP/UX, dll.

Prosesor

Prosesor mengeksekusi program-program komputer. Prosesor adalah sebuah chip dalam sistem komputer yang menjalankan instruksi-instruksi program komputer. Dalam setiap detiknya prosesor dapat menjalankan jutaan instruksi.

Program adalah sederetan instruksi yang diberikan kepada suatu komputer. Sedangkan proses adalah suatu bagian dari program yang berada pada status tertentu dalam rangkaian eksekusinya. Di dalam bahasan Sistem Operasi, kita lebih sering membahas proses dibandingkan dengan program. Pada Sistem Operasi modern, pada saat tertentu tidak seluruh program dimuat dalam memori, tetapi hanya satu bagian saja dari program tersebut. Sedangkan bagian lain dari program tersebut tetap beristirahat di media penyimpan disk. Hanya pada saat dibutuhkan saja, bagian dari program tersebut dimuat di memori dan dieksekusi oleh prosesor. Hal ini sangat menghemat pemakaian memori.

Beberapa sistem hanya menjalankan satu proses tunggal dalam satu waktu, sedangkan yang lainnya menjalankan multi-proses dalam satu waktu. Padahal sebagian besar sistem komputer hanya memiliki satu prosesor, dan sebuah prosesor hanya dapat menjalankan satu instruksi dalam satu waktu. Maka bagaimana sebuah sistem prosesor tunggal dapat menjalankan multi-proses? Sesungguhnya pada granularity yang sangat kecil, prosesor hanya menjalankan satu proses dalam satu waktu, kemudian secara cepat ia berpindah menjalankan proses lainnya, dan seterusnya. Sehingga bagi penglihatan dan perasaan pengguna manusia, seakan-akan prosesor menjalankan beberapa proses secara bersamaan.

Setiap proses dalam sebuah sistem operasi mendapatkan sebuah PCB (Process Control Block) yang memuat informasi tentang proses tersebut, yaitu: sebuah tanda pengenal proses (Process ID) yang unik dan menjadi nomor identitas, status proses, prioritas eksekusi proses dan informasi lokasi proses dalam memori. Prioritas proses merupakan suatu nilai atau besaran yang menunjukkan seberapa sering proses harus dijalankan oleh prosesor. Proses yang memiliki prioritas lebih tinggi, akan dijalankan lebih sering atau dieksekusi lebih dulu dibandingkan dengan proses yang berprioritas lebih rendah. Suatu sistem operasi dapat saja menentukan semua proses dengan prioritas yang sama, sehingga setiap proses memiliki kesempatan yang sama. Suatu sistem operasi dapat juga mengubah nilai prioritas proses tertentu, agar proses tersebut akan dapat memiliki kesempatan lebih besar pada eksekusi berikutnya (misalnya: pada proses yang sudah sangat terlalu lama menunggu eksekusi, sistem operasi menaikkan nilai prioritasnya).

Status Prosesor

Jenis status yang mungkin dapat disematkan pada suatu proses pada setiap sistem operasi dapat berbeda-beda. Tetapi paling tidak ada 3 macam status yang umum, yaitu:

1. Ready, yaitu status di mana proses siap untuk dieksekusi pada giliran berikutnya
2. Running, yaitu status di mana saat ini proses sedang dieksekusi oleh prosesor
3. Blocked, yaitu status di mana proses tidak dapat dijalankan pada saat prosesor siap/bebas

Fungsi

• Sistem Operasi membuat komputer menjadi lebih mudah dan menarik serta nyaman untuk digunakan.
• Sistem Operasi memungkinkan sumberdaya komputer digunakan secara efisien.
• Sistem Operasi yang disusun/ diprogram sedemikian rupa memungkinkan menerima perubahan/ pengembangan baru yang efektif dan efisien, dapat melakukan pengujian sistem tanpa mengganggu layanan yang telah ada.

ref : https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_operasi

Sistem kontrol (sistem kendali) telah memegang peranan yang sangat penting dalam perkembangan ilmu dan teknologi. Di samping sangat diperlukan pada pesawat ruang angkasa, peluru kendali, dan sistem kemudi pesawat, sistem kontrol juga menjadi bagian yang penting dan terpadu dari proses – proses dalam pabrik dan industri modern. Sebagai contoh, sistem kontrol sangat diperlukan dalam operasi – operasi di industri untuk mengontrol tekanan, temperatur, kelembaban, viskositas, dan aliran dalam industri proses, pengerjaan dengan mesin perkakas, penanganan dan perakitan bagian – bagian mekanik dalam industri manufaktur, dan sebagainya.

Karena kemajuan dalam teori dan praktek sistem kontrol, maka sistem kontrol dapat memberikan kemudahan dalam mendapatkan performasi dari sistem dinamik, mempertinggi kualitas dan menurunkan biaya produksi, mempertinggi laju produksi, meniadakan pekerjaan – pekerjaan rutin dan membosankan yang harus dilakukan oleh manusia, dan sebagainya.

Pengertian sistem kontrol itu sendiri adalah proses pengaturan / pengendalian terhadap satu atau beberapa besaran (variabel, parameter) sehingga berada pada suatu harga atau dalam suatu rangkuman harga (range) tertentu. Dalam istilah lain disebut juga teknik pengaturan, sistem pengendalian atau sistem pengontrolan. Secara umum sistem kontrol dapat dikelompokkan sebagai berikut :

1. Dengan operator (manual) dan otomatik.
2. Jaringan tertutup (closed-loop) dan jaringan terbuka (open-loop).
3. Kontinu (analog) dan diskontinu (digital, diskrit).
4. Servo dan regulator.
5. Menurut sumber penggerak : elektris, pneumatis (udara, angin), hidarulis (cairan), dan mekanis. (kontrol otomatik teori dan penerapan : 1994)

Sedangkan aksi pengontrolan ada enam aksi yaitu :

1. Dua posisi (on-off).
2. Proportional.
3. Integral.
4. Proportional plus Integral.
5. Proportional plus Derivative.
6. Proportional plus Integral plus Derivative. (teknik kontrol automatik sistem pengaturan jilid 1 : 1985)

Aksi kontrol PID (Proportional, Integral, Derivative) banyak  ditemukan di dunia industri dan satu – satunya strategi yang paling banyak diadopsi pada pengontrolan proses. Berdasarkan survey, 97% industri yang bergerak dalam bidang proses (seperti kimia, pulp, makanan, minyak, dan gas) menggunakan PID sebagai komponen utama dalam pengontrolannya. (kontrol PID untuk proses industri : 2008)

ref : https://anto12.wordpress.com/2010/04/29/pengertian-sistem-kontrolkendali/

I.  KARAKTERISTIK
Content management memiliki banyak sisi termasuk enterprise conten management, web content management (WCM), content sindication and digital or media asset management. Enterprise Management Conten adalah sebuah visi, strategi, atau bahkan industri baru, tetapi bukan solusi sistem tertutup atau produk berbeda. Oleh karena itu, bersama dengan DRT (Dokumen Relater Technologies) atau DLM (Dokumen Lifecycle Management), ECM dapat dianggap sebagai hanya satu dari keseluruhan bagian dalam teknologi dan vendor.

Perbedaan definisi dari bidang aplikasi yang berbeda yaitu ECM dan WCM, menjelaskan bahwa sistem dalam kategori yang ada tidak bisa bertahan lama, baik dalam bentuk produk dan platform teknis atau untuk model pemakaian. Solusi in-house (via digital) yang digunakan hari ini akan diakses oleh mitra atau pelanggan besok. Isi dan struktur portal web diarahkan ke luar-hari ini akan menjadi platform untuk sistem informasi internal besok. Dalam artikelnya di ComputerWoche, Ulrich Kampffmeyer meyebutkan tiga manfaat kunci yang membedakan Enterprise Content Management dari Web Content Management:

1. Enterprise Content Management sebagai middleware integratif
   ECM digunakan untuk mengatasi pembatasan aplikasi vertikal dan arsitektur. Pengguna pada dasarnya tidak menyadari mereka menggunakan solusi ECM. ECM menawarkan infrastruktur yang diperlukan bagi dunia baru berbasis web IT, yang membangun dirinya sebagai semacam platform ketiga bersama host konvensional dan klien / sistem server. Oleh karena itu, EAI Manajemen dan Service Oriented Architecture SOA akan memainkan peran penting dalam pelaksanaan dan penggunaan ECM.
2. Enterprise Content Management memiliki komponen independen
   ECM digunakan untuk mengelola Informasi tanpa memperhatikan sumber atau penggunaan yang diperlukan. fungsi ini disediakan sebagai layanan yang dapat digunakan dari semua jenis aplikasi. Keuntungan dari konsep ini adalah bahwa untuk setiap fungsi yang diberikan hanya satu pelayanan umum yang tersedia, sehingga keadaan yang berlebihan dapat dihindari, mahal dan sulit untuk dapat mempertahankan fungsi paralel. Oleh karena itu, EAI Enterprise Aplication and SOA Service Oriented Arcitecture akan memainkan peran penting dalam pelaksanaan ECM.
3. Enterprise Content Management sebagai repositori seragam untuk semua jenis informasi
   ECM digunakan sebagai gudang konten (baik data maupun dokumen) yang menggabungkan informasi perusahaan dalam repositori dengan struktur yang seragam. Redundansi yang mahal dan masalah yang terkait dengan konsistensi informasi disingkirkan. Semua aplikasi mengirimkan konten mereka ke repositori tunggal, yang pada gilirannya memberikan informasi yang dibutuhkan untuk semua aplikasi. Oleh karena itu, Konten Integrasi dan Informasi ILM Lifecycle Management akan memainkan peran penting dalam pelaksanaan dan penggunaan ECM.

Enterprise Content Management bekerja dengan efektif ketika dia “ttidak terlihat” oleh pengguna. teknologi ECM adalah infrastruktur aplikasi yang mendukung layanan khusus sebagai bawahan. ECM demikian adalah kumpulan komponen infrastruktur yang sesuai dengan model multi-layer dan mencakup semua Dokumen Terkait Technologies (DRT) untuk menangani, memberikan, dan mengelola data terstruktur dan informasi tidak terstruktur secara bersama-sama. Dengan demikian, Enterprise Content Management merupakan salah satu komponen dasar yang diperlukan dari  aplikasi E-Business secara menyeluruh. ECM juga mengelola semua informasi dari WCM dan meliputi pengarsipan kebutuhan sebagai repositori universal.

II.  KOMPONEN ECM
    Sistem enterprise manajemen konten menggabungkan berbagai teknologi dan komponen, beberapa di antaranya juga dapat digunakan sebagai sistem yang berdiri sendiri tanpa dimasukkan ke dalam sistem enterprise secara keseluruhan.
Lima komponen ECM dan teknologi dari model ECM pertama kali didefinisikan oleh AIIM sebagai berikut:

• Capture (mengambil)
• Manage (mengelola)
• Store (menyimpan sementara)
• Peresve (seleksi)
• Deliver (penyajian)

Model ini termasuk didalamnya adalah pengelolaan lima area dalam kategori aplikasi tradisional diantaranya:

• Manajemen dokumen (DM),
• Kolaborasi (atau perangkat lunak kolaboratif, groupware),
• Konten web manajemen (WCM) (termasuk portal web),
• Records manajemen (RM) (arsip dan sistem pengarsipan manajemen pada media penyimpanan jangka panjang) dan
• Alur kerja / proses manajemen Bisnis (BPM)

Komponen pengelolaan ini terhubung dengan 5 komponen ECM dan dapat digunakan bersama atau secara terpisah. Sedangkan Document Management, Web Content Management, Kolaborasi, Workflow dan Bisnis Manajemen Proses lebih untuk bagian dinamis dari siklus hidup informasi. Manajemen Arsip mengurus informasi yang tidak akan berubah. Penggunaan informasi yang penting baik melalui komponen sistem ECM, atau dengan memungkinkan aplikasi yang sudah ada yang mengakses fungsi pelayanan ECM dan informasi yang disimpan. Integrasi teknologi yang ada menjelaskan bahwa ECM bukan merupakan kategori produk baru, tetapi merupakan sebuah kekuatan integratif. Kategori individu dan komponen dari masing-masing komponen dapat dijelaskan sebagai berikut:

1.  Capture
    Kategori capture (menangkap) berisi fungsi dan komponen yang berfungsi untuk menghasilkan, menangkap, menyiapkan dan mengelola informasi analog dan elektronik. Ada beberapa tingkatan dan teknologi dari penangkapan informasi sederhana untuk persiapan informasi yang kompleks menggunakan klasifikasi otomatis. komponen ini sering juga disebut “Input components” komponen masukan.
Capture (pengambilan) yang dilakukan secara manual dapat melibatkan segala bentuk informasi, dari dokumen kertas ke dokumen elektronik kantor, e-mail, bentuk, objek multimedia, pidato digital dan video, dan mikrofilm. Pengumpulan informasi secara otomatis atau semi-otomatis dapat menggunakan EDI atau dokumen XML, aplikasi bisnis dan ERP atau sistem aplikasi khusus yang telah ada sebagai sumber.

• Recognition technologies
  Teknologi untuk memproses informasi yang ditangkap oleh teknologi pengenalan yang digunakan untuk proses scan dokumen dan faks digital, di antaranya:
  • Optical character recognition(OCR)
    Konfersi ini mengubah informasi gambar menjadi karakter mesin yang dapat dibaca. OCR digunakan untuk berbagai tipe.
  • Handprint Character Recognition (HCR)
    Perbaikan dari OCR ini mengkonversi tulisan tangan atau tulisan menjadi karakter mesin, tapi belum memberikan hasil yang memuaskan untuk menjalankan teks. Namun, untuk isi field yang ditentukan, teknologi ini sangat dapat diandalkan.
  • Intelligent Character Recognition (ICR)
    ICR merupakan pengembangan dari OCR dan HCR, yang menggunakan perbandingan, koneksi logis, dan pemeriksaan terhadap daftar referensi dan data master yang ada untuk meningkatkan hasil.
  • Optical Mark Recognition (OMR)
    OMR, menggunakan checkbox sebagai contoh, membaca tanda-tanda khusus di bidang yang telah ditentukan dengan akurasi sangat tinggi. Hal ini terbukti nilai dalam kuesioner dan bentuk lainnya.
  • Barcode
    Barcode yang ada pada formulir yang dikirim memungkinkan untuk pengenalan otomatis dan pengajuan kembali.
• Dokumen Imaging
  Teknik dicument imaging digunakan untuk menunjukkan scan gambar, dan juga memungkinkan peningkatan keterbacaan untuk menangkap. Fungsi seperti     “despeckling,” yang menghilangkan piksel terisolasi, atau “adjustment” yang meluruskan     gambar dari lembaran yang memiliki feed di sudut dan meningkatkan hasil teknologi     regocnition. fungsi imaging Dokumen digunakan dalam pengendalian kualitas capture.
• Forms Processing (Bentuk pengolahan)
  Dalam bentuk capture, ada dua kelompok teknologi, meskipun kandungan informasi dan karakter dokumen mungkin identik.
  • Formulir Kertas
    Formulir Pengolahan berarti mencetak  melalui scanning. Recognition     technologies sering digunakan di sini, karena bentuk-bentuk yang dirancang dengan     baik memungkinkan pengolahan sebagian besar proses secara otomatis.
  • E-Formulir /-Formulir Web
    Pengolahan otomatis dapat digunakan untuk menangkap bentuk-bentuk elektronik sepanjang ukuran layout, struktur dan tata letak, serta konten yang dikenal  sebagai sistem capture.
• COLD
  COLD / ERM adalah teknologi untuk pengolahan otomatis dari entri data terstruktur. COLD adalah singkatan dari Computer Output to Laser Disk dan masih digunakan walaupun laser disk belum di pasarkan selama bertahun-tahun. Sedangkan ERM singkatan dari Enterprise Report management. Dalam keduanya, output data yang dihasilkan adalah proses dasar dari informasi yang terstruktur sedemikian rupa sehingga dapat diindeks secara independen dari sistem originasi, dan ditransfer ke komponen penyimpanan yang dinamis (Store) atau arsip (Preserve). ‘
• Aggregation (Pengumpulan)
  Agregation adalah proses menggabungkan entri data dari sumber yang berbeda, menangkap dan pengiriman. Tujuannya adalah untuk menggabungkan dan menyatukan data dari berbagai sumber untuk diteruskan pada sistem penyimpanan dan pengolahan dengan struktur yang seragam dan terformat.
• Komponen untuk pengindeksan (pengumpulan subjek informasi )
  Sistem menggabungkan komponen lebih lanjut untuk pengindeksan subjek untuk diteruskan dari informasi digital ke penerima yang tepat. Komponen ini termasuk:
  • Pengindeksan (manual)
    Dalam bahasa Inggris, pengindeksan mengacu pada tugas manual indeks atribut yang digunakan dalam database komponen “Manage” untuk administrasi dan akses.
  • Desain input (profil)
    Baik atribut manual maupun otomatis menghubungkan dapat mempermudah dan jauh lebih baik. Komponen ini dapat menggambarkan kelas dokumen yang membatasi jumlah nilai indeks atau secara otomatis menetapkan kriteria tertentu. Input desain juga     termasuk entry mask dan logika dalam pengindeksan manual.
• Categorization (klasifikasi otomatis atau kategori)
  Berdasarkan informasi yang terkandung dalam objek informasi elektronik, apakah faks dannn konversi OCR, file kantor atau file output, program klasifikasi otomatis dapat mengekstrak indeks, kategori, dan transfer data secara mandiri. Sistem ini dapat mengevaluasi informasi berdasarkan kriteria yang telah ditentukan atau dalam proses belajar mandiri.

    Tujuan dari semua komponen “Capture” adalah untuk memberikan informasi kepada komponen “Manage” untuk diproses lebih lanjut atau pengarsipan.

2.  Manage (Pengelolaan)
    Komponen manage ini digunakan untuk pengelolaan, pengolahan, dan penggunaan informasi. Yang termasuk dalam komponen ini antara lain di dalamnya :

• Database untuk administrasi dan pengambilan, dan
• Otorisasi akses sistem.

    Tujuan dari sistem ECM tertutup adalah untuk menyediakan dua komponen ini hanya sekali sebagai layanan untuk semua solusi “Manage” seperti Dokumen Manajemen, Kolaborasi, Web Content Management, Manajemen Arsip dan Alur Kerja / Proses Bisnis Manajemen. Untuk menghubungkan berbagai komponen “Manage”, mereka harus memiliki interface standar dan proses transaksi yang aman untuk komunikasi antar-komponen.

• DM – Document Management (manejemen dokumen)
  DM dalam konteks ini tidak mengacu pada industri yang dikenal di Eropa sebagai DMS, tetapi untuk mendokumentasikan sistem manajemen dalam arti sempit. Sistem kontrol dokumen dari sumber sampai tahap dimana dokumen siap untuk pengarsipan jangka panjang. Dokumen manajemen mencakup fungsi seperti:
  • Check in / Check out untuk memeriksa informasi yang tersimpan secara konsistensi
  • Versi manajemen untuk melacak berbagai versi informasi yang sama dengan revisi dan renditions (informasi yang sama dalam format yang berbeda)
  • Pencarian dan pengarahan untuk menemukan informasi dan konteks yang terkait
  • Visualisasi untuk menampilkan informasi dalam struktur seperti file virtual, folder, dan overviews.

     Namun demikian, fungsi dari DM semakin tumpang tindih dengan kompen “manage” yang lain, dimana fungsionalitas terus berkembang dari aplikasi kantor seperti Outlook/Exchange atau Notes/Domino, dan karakteristik dari “Library Service” untuk administrasi penyimpanan informasi.

  •  Kolaborasi (sistem kolaboratif, groupware)
    Kolaborasi secara sederhana berarti “bekerja bersama-sama.” Namun demikian, solusi yang dikembangkan dari groupware konvensional sekarang telah menjadi lebih luas lagi dan memasukkan unsur Manajemen Pengetahuan. Kolaborasi meliputi fungsi-fungsi berikut:
• • Berguna dalam database informasi
  • Bergabung,  simultan, proses pengendalian informasi
  • Pengetahuan didasarkan pada keahlian, sumber daya dan data latar belakang untuk pemrosesan informasi bersama
  • Komponen administrasi seperti papan tulis untuk brainstorming, penjadwalan janji, manajemen proyek dll
  • Komunikasi aplikasi seperti konferensi video
  • Integrasi informasi dari aplikasi lain dalam konteks pengolahan informasi bersama
• WCM – Web Content Management
  Manajemen Konten Web diklaim sebagai integrasi atau bagian dari Enterprise Content Management. Namun demikian, informasi yang disajikan di Internet dan Extranet atau pada portal seharusnya hanya data yang sudah ada di perusahaan, pengiriman yang dikendalikan oleh otorisasi akses dan penyimpanan. Web Content Management meliputi fungsi-fungsi berikut, antara lain:
  • Membuat baru atau mengedit informasi yang ada dalam generasi terkontrol dan proses penerbitan
  • Pengiriman dan administrasi informasi untuk presentasi web
  • Konversi otomatis untuk berbagai format display, tampilan dan versi pribadi
  • Pemisahan akses terhadap informasi publik dan non-publik
• Visualisasi untuk presentasi internet (browser, HTML, XML dll)
  Meskipun demikian perlu dicatat bahwa banyak di industri tidak menganggap WCM sebagai komponen integral dari sistem ECM. Ada sedikit sekali contoh implementasi yang sukses dari sebuah repositori bersama dokumen (tujuan inti ECM) dan konten web yang dikelola bersama-sama. Memang WCM merupakan teknik dan filosofi yang sangat berbeda dalam pengaturan dan struktur konten yang digunakan untuk konten web eksternal dari pada konten dokumen internal.
• RM – Records Management (file dan manajemen arsip)
  Berbeda dengan sistem pengarsipan elektronik tradisional, Manajemen Arsip (RM; Elektronik Manajemen atau ERM) mengacu pada administrasi murni dari catatan, informasi penting dan data yang perusahaan diharuskan untuk arsip. Records Manajemen bersifat independen dari media penyimpanan, dan juga dapat mengatur informasi yang disimpan selain di dalam sistem elektronik. Berikut adalah fungsi Manajemen Arsip:
  • Visualisasi dari rencana file dan indeks terstruktur lainnya untuk penyimpanan informasi secara teratur
  • Pengindeksan informasi, didukung oleh daftar kata.
  • Manajemen jadwal rentan penyimpanan dan penghapusan
  • Perlindungan informasi sesuai dengan karakteristiknya
  • Penggunaan internasional, industri-spesifik atau setidaknya seluruh perusahaan meta-data untuk standar dan deskripsi informasi yang disimpan
• Wf – Workflow / BPM – Manajemen Bisnis Proses
  Workflow dan Manajemen Proses Bisnis berbeda secara substansial. Ada berbagai jenis Workflow, misalnya:
  • “Production Workflow” yang menggunakan urutan standar untuk memandu dan mengontrol proses
  • “Ad-Hoc Workflow” di mana pengguna menentukan urutan proses dengan cepat.
  • Workflow Solution dapat diimplementasikan sebagai:
  • “Workflow solution” dengan klien otonom yang kebanyakan pengguna merupakan para pekerja, atau sebagai :

     ” Workflow Engine” yang bertindak sebagai background serviceyang mengendalikan informasi dan arus data tanpa memerlukan klien sendiri. Workflow Manajemen meliputi fungsi-fungsi berikut, antara lain:

  • Visualisasi struktur proses dan organisasi
  • Capture, administrasi, visualisasi, dan penyampaian informasi yang dikelompokkan dengan dokumen atau data terkait
  • Pembangunan alat pengolahan data (seperti aplikasi tertentu) dan dokumen (seperti produk kantor)
  • Paralel dan pengolahan sekuensial prosedur termasuk penyimpanan simultan
  • Pengingat, tenggat waktu, delegasi dan fungsi administrasi lainnya
  • Pemantauan dan dokumentasi status proses, routing, dan hasil
  • Alat untuk merancang dan menampilkan proses.

     Tujuannya utamanya adalah untuk mengotomatisasi proses dengan menggabungkan semua sumber daya yang diperlukan.

     BPM (Business Process Managemet) atau Manajemen Proses Bisnis selagkah lebih maju dari Workflow. BPM mengarah pada integrasi lengkap dari semua aplikasi yang terpengaruh dalam perusahaan, dengan pemantauan proses dan perakitan semua informasi yang dibutuhkan. Berikut adalah fungsi BPM yaitu:

  • Melegkapi alur kerja fungsi
  • Pemrosesan dan pemantauan data di tingkat server
  • EAI (Enterprise Aplication Integritation) atau Enterprise Aplikasi Integrasi, digunakan untuk menghubungkan berbagai aplikasi
  • BI atau Business Intelligence, dengan struktur peritah dalam integrasi gudang informasi dan utilitas yang membantu pengguna dalam pekerjaan mereka.

   Sekarang ini, komponen “Manage” yang ditawarkan secara individual atau terintegrasi sebagai suite. Dalam banyak kasus sudah termasuk dalam komponen “Store”.

3.    Store
    Komponen “Store” digunakan untuk penyimpanan sementara informasi yang tidak diperlukan atau yang diinginkan untuk arsip. Bahkan jika menggunakan media yang cocok untuk pengarsipan jangka panjang, “Store” masih terpisah dari “Preserve.”
Komponen “Store” oleh AIIM dapat dibagi menjadi tiga kategori: “Repositories” sebagai lokasi penyimpanan, “Library Service” sebagai komponen administrasi untuk repositories, dan “Technologies”. Komponen-komponen infrastruktur ini kadang berada pada tingkat sistem operasi seperti sistem file, dan juga termasuk teknologi keamanan yang akan dibahas lebih jauh berikutnya pada bagian komponen “Deliver”.

• Repositories
  Berbagai jenis repositories ECM dapat digunakan secara bersama atau berkombinasi. Di antara jenis yang mungkin dalam kombinasi ini adalah:
  • File System (Sistem Berkas)
    File sistem digunakan untuk penyimpanan sementara, seperti cache input dan output. Tujuan dari ECM adalah untuk mengurangi beban data pada sistem file dan membuat informasi yang tersedia secara umum melalui tekhnologi “Manage” “Store” dan “Preserve”.
  • Content Management Systems
    CMS adalah penyimpanan aktual dan sistem repositori untuk konten, yang dapat menjadi sebuah database atau sistem penyimpanan khusus.
  • Database
    Database mengelola akses informasi, tetapi juga dapat digunakan untuk penyimpanan langsung dokumen, isi, atau aset media.
  • Data Warehouse
    Data warehouse adalah sistem penyimpanan kompleks berdasarkan database, yang referensi atau memberikan informasi dari semua jenis sumber. Mereka juga dapat dirancang dengan fungsi global lebih, seperti Dokumen atau Informasi Gudang.

• Librarry Services
  Library Services hanya bekerja dengan library dengan cara metafora. Mereka adalah komponen administrasi terdekat dengan sistem yang menangani akses informasi. Library Services bertanggung jawab untuk mengambil dan menyimpan informasi dari komponen capture dan manage. Library Services juga mengelola lokasi penyimpanan di librarry yang dinamis, yang merupakan kinerja komponen “Store” dan dalam arsip jangka panjang “Preserve”. Lokasi penyimpanan hanya ditentukan oleh karakteristik dan klasifikasi informasi. Library Services bekerja dengan database komponen “Manage” yang melayani fungsi yang diperlukan dari :
  • Search
  • Retrieval

  Sementara ketika database tidak “tahu” lokasi fisik dari objek yang tersimpan, Library Services  akan menangani masalah berikut ini:

  • Online Storange (akses langsung ke data dan dokumen)
  • Nearline Storange (data dan dokumen di media yang dapat diakses oleh drive, tapi untuk yang robotik atau yang sejenisnya, harus dilakukan setup terlebih dulu)
  • Offline Storange (data dan dokumen pada tingkat medium yang dihapus dari sistem mengakses).

Jika tidak ada sistem management dokumen untuk menyediakan fungsi, maka Library Services harus memiliki :

• Version management untuk mengatur dan mengawasi status informasi
• Check-in/Check-out, for controlled information provision

    Fungsi utama dari Library Service adalah sebagai turunan dari log dan jurnal pada penggunaan informasi dan pengeditan, yang disebut “audit trail.”

•     Storage Technologies
  Berbagai teknologi dapat digunakan untuk menyimpan informasi, tergantung pada lingkungan aplikasi dan sistem:

• Read and Write Magnetic Online Media
  Dalam hard drive, teknologi ini dikategorikan sebagai RAID (Redundant Array of Independen Disks) server dari subsistem drive, Storage Area Network (SAN) sebagai infrastruktur penyimpanan dan penyimpanan Network-attached (NAS) pada area penyimpanan.
• Magnetic Tape (Pita perekam suara)
  Dalam unit penyimpanan otomatis seperti “Librarries” atau “Silos” dengan robotika sebagai media akses, digunakan media seperti DAT dalam lingkungan yang lebih kecil sebagai cadangan, tetapi tidak untuk  akses online.
• Optical Digital Media
  CD (CD-R Compact Disk, CD / RW Compact Disk), Digital Versatile Disk (DVD)), MO (Magneto Optik), dan format lain yang bisa digunakan untuk penyimpanan dan distribusi, atau dalam jukebox untuk penyimpanan online.

4.    Preserve (Mempertahankan)
    Komponen “Preserve” dalam ECM menangani penyimpanan jangka panjang yang aman dan backup, tidak melakukan perubahan informasi, serta penyimpanan sementara trerhadap informasi yang tidak diinginkan atau diperlukan untuk arsip. Konsep ini disebut Electronic Archiving (pengarsipan elektronik) tapi memiliki fungsi substansial lebih luas dibandingkan dengan “Preserve.” Sistem pengarsipan elektronik saat ini umumnya terdiri dari kombinasi antara perangkat lunak administrasi seperti Manajemen Arsip, Imaging atau Document Management, Library Service (IRS – Information Retrieval System) dan subsistem penyimpanan.

Pengarsipan jangka panjang tidak selalu berupa media elektronik. Untuk pengamanan informasi, mikrofilm bisa dikatakan masih layak digunakan, dan sekarang berkembang dalam sistem hibrid dengan media elektronik dan yang mendukung terhadap akses database. Faktor yang menentukan suatu sistem penyimpanan jangka panjang adalah perencanaan tepat waktu dan kinerja secara berkala dari perpindahan untuk menjaga informasi yang tersedia terhadap resiko perubahan. Proses ini disebut Migrasi berlangsung terus menerus. Komponen dalam konsep “Preserve” diantaranya special viewrs (diakses oleh orang tertentu), perangkat konversi dan migrasi, dan media penyimpanan jangka panjang

Media Penyimpanan Jangka Panjang

• WORM optical disk
  Write Once Read Many (WORM) memutar media penyimpanan digital optik, yang meliputi 5 ¼ klasik “atau 3 ½” disc WORM di lengan pelindung, serta CD-R dan DVD-R dengan metode perekaman yang bervariasi.
• WORM tape
  Pita magnetik dengan karakteristik WORM digunakan dalam drive khusus, yang dapat menjadi sangat aman sebagai media tradisional WORM jika digunakan dengan benar menggunakan kaset khusus.
• WORM hard disk
  Penyimpanan disk magnetik dengan perlindungan software khusus terhadap penimpaan data, penghapusan, dan editing dengan memberikan keamanan yang sama seperti media WORM tradisional.
• Penyimpanan Jaringan (Storange Networks)
  Penyimpanan dalam jaringan seperti NAS (Network Attached Storage) dan SAN (Storage Area Networks) juga bisa digunakan jika memenuhi persyaratan penerimaan edit-proof audit dengan penyimpanan yang tidak bisa diubah, perlindungan terhadap manipulasi dan penghapusan, dll
• Mikrofilm
  Microforms seperti mikrofilm dapat digunakan untuk membuat cadangan informasi yang tidak lagi digunakan dan tidak memerlukan mesin pengolah.
• Paper (Kertas)
  Kertas masih merupakan aplikasi sebagai media penyimpanan jangka panjang, karena tidak memerlukan migrasi, dan dapat dibaca tanpa bantuan teknis. Namun, seperti mikrofilm, kertas digunakan hanya untuk backup atau mengamankan informasi yang awalnya elektronik.

Strategi Jangka Panjang Pelestarian
Untuk mengamankan ketersediaan jangka panjang dari strategi informasi yang berbeda untuk digunakan sebagai arsip elektronik.

1. Migrasi
   Perpindahan aplikasi yang berkelanjutan, data indeks, meta data dan objek dari system lama ke yang baru menghasilkan banyak bekerja tetapi mengamankan aksesibilitas dan kegunaan dari informasi, dan memungkinkan selama proses penghapusan informasi yang tidak lagi relevan. teknologi konversi yang digunakan untuk memperbarui format dari informasi yang tersimpan.
2. Emulation
   Emulation perangkat lunak yang lebih tua memungkinkan untuk menjalankan dan mengakses data asli dan objek. Seperti halnya perangkat lunak khusus yang dapat mengidentifikasi format objek dilestarikan dan dapat menampilkan objek dalam lingkungan perangkat lunak baru. Standar untuk ainterface, meta data, struktur data dan format objek yang penting untuk mengamankan ketersediaan informasi.

5.    Deliver (Penyajian)
    Komponen “Deliver” dalam ECM digunakan untuk menyajikan informasi dari “Capture” “Store”, dan ”preserve”. Komponen ini juga berfungsi untuk memasukkan informasi dalam sistem (seperti mentransfer informasi ke media atau format output file) atau untuk menyiapkan (misalnya mengubah atau kompresi) informasi untuk komponen “Store” dan “Preserve”. Fungsi dalam kategori “Deliver” juga dikenal sebagai “output” dan diringkas dalam istilah “Manajemen Output.”

Komponen Deliver terdiri atas tiga kelompok fungsi dan media: Transformasi Technologi, Security Technologies, dan Distribution. Trans ¬ pembentukan dan Keamanan sebagai pelayanan termasuk di tingkat middleware dan harus tersedia bagi semua komponen ECM. Untuk Output dua fungsi yang paling penting:
•    Layout / Desain Dengan alat untuk meletakkan dan format output
•    Publishing Dengan Aplikasi untuk menyajikan Informasi untuk distribusi dan publikasi.

Transformtion Technologies
Transformasi harus selalu dikontrol dan dapat dilacak. Hal ini dilakukan oleh background service yang mana pengguna akhir umumnya tidak melihat. Yang termasuk dalam Transformation Technologies adalah:

1. COLD / ERM (Computer Output to Laser Disc)
   Berbeda dari komponen “Capture”, COLD/ERM mempersiapkan data keluaran untuk distribusi dan transfer kedalam bentuk arsip. Teknologi ini juga termasuk jurnal dan log yang dihasilkan oleh komponen ECM. Tidak seperti kebanyakan media imaging, record COLD tidak di index dalam tabel database tetapi dengan posisi mutlak dalam dokumen itu sendiri (yaitu halaman 1 line 82, posisi 12). Akibatnya bidang indeks COLD harus diedit sebelum pengajuan kecuali dikonversi terlebih dahulu ke dalam database standar.
2. Personalisasi
   Personalisasi tidak hanya sebagai fungsi portal berbasis web, tetapi berlaku untuk semua komponen ECM. Personalisasi hanya memberikan pengguna fungsi-fungsi dan informasi yang dia butuhkan.
3. XML (Extensible Markup Language)
   XML adalah sebuah bahasa deskripsi yang memungkinkan interface, struktur, metadata, dan dokumen. XML menjadi teknologi universal untuk menggambarkan informasi.
4. PDF (Format Dokumen Portabel)
   PDF adalah intelligen print (media cetak yang cerdas) dengan format distribusi yang memungkinkan presentasi platform-informasi yang independen. Tidak seperti format gambar yang murni seperti tiffs, PDF memberi izin pencarian konten, penambahan metadata, dan embedding tanda tangan elektronik.
5. XPS (XML Paper Specification)
   Sebuah spesifikasi XML yang dikembangkan oleh Microsoft menggambarkan format dan aturan penyebaran, pengarsipan, rendering, dan pengolahan XPS dokumen.
6. Converter and Viewers
   Menyajikan format informasi untuk menghasilkan format seragam, dan juga untuk menampilkan informasi dan output dari format yang berbeda.
7. Compression
   Digunakan untuk mengurangi ruang penyimpanan yang diperlukan untuk informasi bergambar. Proses ITU (CCITT) terutama digunakan untuk b/w untuk tiffs, dan JPEG2000 untuk gambar berwarna. Aplikasi ZIP memungkinkan kompresi dari setiap jenis data untuk transfer.
8. Syndication
   Digunakan untuk menampilkan konten dalam berbeda, pilihan format dan bentuk-bentuk dalam konteks Content Management. Sindikasi memungkinkan konten yang sama untuk digunakan berkali-kali dalam bentuk yang berbeda untuk tujuan yang berbeda.

Security Technologies
Teknologi keamanan adalah seksi lintas fungsi yang tersedia untuk semua komponen ECM. Sebagai contoh, tanda tangan elektronik digunakan tidak hanya ketika dokumen dikirim, tetapi juga dalam mengambil data melalui pemindaian, untuk dokumen kelengkapan dari komponen Capture. PKI (Public / Private Key Infrastructure) merupakan teknologi dasar untuk tanda tangan elektronik yang mengatur kunci dan sertifikat, dan memeriksa keaslian tanda tangan. tanda tangan elektronik lainnya menunjukkan identitas pengirim dan integritas data yang dikirim, yaitu lengkap dan tidak berubah. Di Eropa ada tiga bentuk tanda tangan elektronik, kualitas berbeda dan keamanan: sederhana, maju, dan berkualitas.

Di negara-negara Eropa kebanyakan tanda tangan elektronik yang berkualitas adalah sah secara hukum dalam dokumen hukum dan kontrak. Akhirnya, ada Digital Rights Management dan Watermarking. Ini digunakan dalam Sindikasi Konten dan di MAM (Media Asset Management) untuk mengelola dan mengamankan hak kekayaan intelektual dan hak cipta yang bekerja dengan teknik seperti tanda air elektronik yang terintegrasi langsung ke file tersebut, dan berusaha untuk melindungi hak-hak penggunaan dan melindungi konten yang dipublikasikan di Internet.

Distribusi
Semua teknologi di atas pada dasarnya berfungsi untuk menyediakan berbagai isi ECM untuk menargetkan pengguna dengan berbagai rute, dengan cara yang terkontrol dan user-oriented. Komponen ini aktif seperti e-mail, media data, memo, dan publikasi pasif pada website dan portal dimana pengguna dapat mendapatkan informasi sendiri. Kemungkinan output dan distribusi media:
•    Internet, extranet dan intranet
•    E-bisnis portal
•    Karyawan Portal
•    E-mail dan faks
•    Transfer data dengan EDI, XML atau format lain
•    Mobile perangkat seperti ponsel, PDA, dan lain-lain
•    Data media seperti CD dan DVD
•    Digital TV dan layanan multimedia lainnya
•    Kertas
Tugas dari berbagai komponen “Deliver” adalah untuk memberikan informasi kepada para pengguna dalam cara terbaik untuk aplikasi tertentu, sementara mengontrol penggunaannya sejauh mungkin.

Outlook
Anggota dewan direktur AIIM internasional, Ulrich Kampffmeyer, menyatakan dalam whitepaper tentang ECM pada tahun 2004. Dokumen seperti teknologi Enterprise Content Management membuat data tradisional pengolahan lengkap Mereka membawa bersama terstruktur, lemah terstruktur,. Dan informasi tidak terstruktur. Setiap perusahaan, setiap instansi pemerintah, dan setiap organisasi harus menghadapi subjek. Bahkan jika tidak ada rencana untuk mengimplementasikan sebuah sistem, itu menyelinap ke dalam organisasi dengan sendirinya -. dengan update server berikutnya lisensi, dengan suite perangkat lunak perkantoran berikutnya, dengan database berikutnya atau upgrade ERP Di banyak perusahaan dengan pemandangan heterogen IT, pertanyaan yang berlebihan fungsionalitas dari produk yang ada belum digunakan sudah lebih penting daripada apakah akan berinvestasi dalam sebuah sistem perangkat lunak baru ini pekerjaan yang paling penting adalah untuk menyimpan informasi di-rumah di bawah kontrol Pertanyaan menambahkan:.. mana untuk menempatkan ribuan dan ribuan e-mail, apa yang harus dilakukan dengan surat menyurat bisnis secara elektronik ditandatangani, di mana harus menempatkan data perpajakan yang relevan, cara untuk mentransfer informasi dari sistem file tidak terorganisasi, bagaimana mengkonsolidasikan informasi dalam repositori yang semua orang dapat menggunakan, bagaimana mendapatkan satu login untuk semua sistem, cara membuat seragam di-keranjang untuk semua informasi yang masuk, bagaimana untuk memastikan bahwa tidak ada informasi yang hilang atau diabaikan, dll dll Dokumen teknologi memainkan peran penting dalam semua pertanyaan ini. solusi ECM adalah komponen dasar yang diperlukan untuk banyak aplikasi.

Setiap pengguna potensial secara alami akan mempertimbangkan kebutuhan sendiri individu sebelum memutuskan pada sebuah sistem. Namun, menunda keputusan yang tidak membuat mereka kurang diperlukan. Setiap tahun seharusnya sesuatu yang lebih baik dan lebih mudah digunakan akan datang, tapi menunggu hanya akan berarti tidak pernah memasang apapun. Setiap saat keputusan itu diambil menunda, gunung informasi yang tidak terkontrol dan tidak terpakai akan lebih besar, dan masalah dikenal mendapatkan lebih besar. Sebuah strategi migrasi masuk akal jangka panjang menghilangkan rasa takut perubahan teknologi cepat. Fungsi dasar dari teknologi dokumen yang matang, dan produk yang paling handal, stabil, aman, dan semakin terjangkau. Dalam banyak industri, penggunaan teknologi dokumen yang membuat perbedaan dalam tetap kompetitif. ECM – Enterprise Content Management – harus menjadi bagian dari setiap infrastruktur TI modern .

III.  PERKEMBANGAN PASAR ECM
    Pada tahun 2006 proses konsolidasi memimpin pasar ECM untuk akuisisi Hummingbird oleh Open Text, Captiva oleh EMC, FileNet oleh IBM dan Stellent oleh Oracle Corporation. pesaing baru di pasar ECM adalah Oracle, Microsoft dan Pitney Bowes Group 1 Software. Vendor ECM lainnya termasuk ImageRight, Invu, Hyland Software, TOWER Software, GELOMBANG Corporation, Vignette, Jalinan, Xerox, Saperion, ColumbiaSoft dan sebuah perkumpulan pemain kecil penargetan dokumen rendah biaya dan manajemen arsip. Ever-Tim, SunGard EXP, dan Xythos Software telah ditambahkan di kuadran Magic untuk ECM 2006.
Pada awal tahun 2007, perusahaan analis independen CMS Watch diketahui mengalami turbulensi substansial di antara banyak vendor ECM, menunjukkan bahwa bahkan beberapa pemain terbesar di pasar sedang mengalami perubahan yang signifikan. Selain 2007 telah melihat munculnya opsi Open Source untuk ECM dipasok oleh Nuxeo, bersama dengan SaaS (software sebagai sebuah layanan) dari Spring CM.

    Menurut Gartner, pada 2007, pemimpin pasar ECM adalah Open Text Corporation, EMC (Documentum), IBM dan Oracle Corporation.
Gelombang Web 2.0 telah membawa pemain baru ke pasar dengan kekuatan dalam pengiriman berbasis web. Koral dan EchoSign, keduanya tersedia pada platform AppExchange Salesforce.com, merupakan perwakilan dari kecenderungan ini. Gartner, memperkirakan bahwa pasar ECM bernilai sekitar $ 2,9 milyar 2007; ini diharapkan dapat tumbuh pada CAGR sebesar 12,9% sampai 2011. Setelah kebanyakan konsolidasi industri, hanya tiga atau empat perusahaan besar yang tersisa di ruang ini, dan secara keseluruhan industri komoditas komponen konten manajemen Microsoft mengalami transformasi signifikan. Menurut Gartner, pada tahun 2008, 75 persen 2000 perusahaan Global akan memiliki desktop yang berfokus dan berimplementasi konten proses pada manajemen (0,9 probabilitas) dan ECM akan terus menyerap teknologi lain, seperti manajemen aset digital dan manajemen e-mail . Gartner juga meramalkan bahwa akan ada konsolidasi pasar lebih lanjut, akuisisi dan pemisahan vendor menjadi penyedia platform dan solusi.

    Saat ini, pengelolaan informasi Enterprise adalah mengambil minat dari organisasi yang berusaha mendekati Informasi Manajemen (baik terstruktur atau tidak terstruktur) dari perspektif Enterprise. Eim menggabungkan ECM dan Business Intelligence.

ref : http://reizvan.blogspot.co.id/2011/03/enterprise-content-management-system_27.html

I.  PENGERTIAN
    Definisi dari Enterprise Content Management dikemukakan oleh AIIM (Association for Information and Image Management), asosiasi Internasional untuk perusahaan Management Content yang berdiri pada tahun 2000.  Pada tahun 2005, oleh AIIM, Enterprise Content Management System (ECMS) diartikan sebagai “teknologi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memelihara dan menyampaikan isi atau muatan  dokumen dari konten yang terkait dengan proses organisasi”. Selanjutnya pada tahun 2006, definisi tersebut kemudian ditambahkan 1 paragraf yaitu “dengan Perangkat dan strategi dari ECM dapat memungkinkan pengelolaan informasi terstruktur dari sebuah organisasi di mana pun informasi itu berada”.

Secara keseluruhan Enterprise Content Management System (ECMS) adalah teknologi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memelihara dan menyampaikan isi atau muatan  dokumen dari konten yang terkait dengan proses organisasi. Dengan perangkat dan strategi dari ECM dapat memungkinkan pengelolaan informasi terstruktur dari sebuah organisasi di mana pun informasi itu berada.

Konsep ini ditujukan untuk sepenuhnya mengatasi domain masalah lama yang timbul karena penangananan manajemen arsip dan dokumen secara tradisional. Term baru ini juga menangani masalah tambahan yang terjadi dalam proses mengkonversi dokumen dari konten digital menjadi media tradisional atau sebaliknya dari keseluruhan masalah domain (seperti penyerahan fisik dan komputerisasi dan sistem pengambilan yang sering menggunakan kertas dan microforms). ECM kemudian menjadi domain masalah baru yang lebih baik karena telah memanfaatkan teknologi dan strategi (digital) dalam manajemen konten untuk menangani masalah-masalah proses bisnis seperti catatan dan audit, sharing, personalisasi dan standarisasi konten, dan sebagainya.

Banyak produk baru kemudian lahir dari kombinasi pengambilan, pencarian dan kemampuan jaringan dengan teknologi dari bidang manajemen konten yang tradisional, untuk ditangani dengan pengarsipan digital, manajemen dokumen dan alur kerja. Secara umum, keadaan ini ketika manajemen konten berubah menjadi enterprise content management. perubahan ini dimaksudkan untuk mencakup semua bidang masalah yang berkaitan dengan penggunaan dan pelestarian informasi dalam sebuah organisasi dalam segala bentuk yang mana bukan hanya web-oriented yang berhadapan dengan dunia luar. Oleh karena itu, solusi ini sangat difokuskan pada sistem “business to employee”.

Namun demikian, sebagai solusi yang berevolusi, komponen baru untuk konten manajemen telah muncul. Misalnya, setiap konten terstruktur yang masuk dan keluar dalam sebuah sistem ECM berpotensi dapat memperkaya profil konten sampai batas tertentu secara otomatis, sehingga sistem secara bertahap dapat “belajar” melakukan penyaringan baru, pengelompokan dan menentukan jalur pencarian yang pada gilirannya nanti dapat membantu dalam membuat keputusan dan aturan yang lebih baik, menentukan catatan atau dokumen yang harus dipertahankan dan yang harus dibuang serta waktunya. ketika perkembang jadi semakin penting dan mendesak, email dan pesan instan kemudian semakin sering digunakan dalam proses pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Dengan demikian, enterprise conten management mengacu pada solusi yang berkonsentrasi pada penyediaan informasi dalam-rumah, biasanya menggunakan teknologi internet. Solusi cenderung untuk menyediakan layanan intranet untuk karyawan (B2E), tetapi juga termasuk portal perusahaan untuk “bussiness to business” (B2B) atau “goverment to business” (B2G), atau ” bussiness to goverment ” (G2B) dan lain-lain. Kategori ini meliputi sebagian besar bekas dokumen dari groupware manajemen dan solusi alur kerja yang belum sepenuhnya dikonversi oleh arsitektur, tetapi menyediakan sebuah web interface sebagai aplikasi. Digital Asset Management (DAM) adalah bentuk ECM yang berkaitan dengan konten yang disimpan menggunakan digital elektronik.

II.  SEJARAH
    Komponen teknologi yang meliputi ECM sekarang ini adalah turunan dari electronic document management system (EDMS) dari produk perangkat lunak yang pertama kali dirilis pada akhir 1980-an dan awal 1990-an. Produk asli dari EDMS dikembangkan sebagai teknologi yang berdiri sendiri, dan produk-produk ini berfungsi dalam salah satu dari empat bidang: manajemen imaging, alur kerja, dokumen, atau COLD / ERM.

Untuk perusahaan perangkat lunak, sangat masuk akal untuk mengembangkan produk yang berbeda untuk masing-masing fungsi EDMS tersebut. Pada waktu itu, sebagian besar organisasi dimana pengguna EDMS umumnya mencari solusi mengatasi hanya satu kebutuhan bisnis utama atau aplikasi. Mereka mencari solusi yang berdiri sendiri untuk menangani kebutuhan aplikasi kecil, banyak dari mereka di tingkat departemen – seperti pemrosesan form, alur kerja untuk memproses klaim asuransi, manajemen dokumen untuk dokumentasi teknik, atau COLD / ERM untuk penyebaran dan pengarsipan bulanan laporan keuangan.

Tipikal “early adopter” dari teknologi baru ini adalah sebuah pengorganisasian yang menggunakan sebuah imaging skala kecil dan sistem alur kerja, yang memungkinkan hanya 1 departemen dengan tujuan meningkatkan efisiensi proses dan intensitivitas kertas. Bahkan pada tahun-tahun awal, ketika pasar untuk produk perangkat lunak masih relatif belum matang, jelas bahwa masing-masing teknologi utama dalam EDMS menawarkan nilai yang sangat besar untuk proses organisasi tertentu atau aplikasi, pada saat proses bisnis yang lain sangat mengandalkan kertas . Manfaat utama EDMS teknologi yang dilakukan dalam organisasi berkisar padan penghematan waktu atau meningkatkan aksesibilitas terhadap informasi.

Manfaat spesifik yang diperoleh adalah sebagai berikut:

• Mengurangi resiko penanganan kertas manual yang rawan terhadap kesalahan proses
• Mengurangi penumpukan kertas
• Mengurangi resiko kehilangan dokumen
• Mempercepat akses terhadap informasi
• Akses online ke informasi yang sebelumnya hanya tersedia di atas kertas, mikrofilm atau microfiche
• Peningkatan kontrol dan pengawasan atas dokumen
• Menghemat tenaga terhadap proses yang memakan waktu
• Jaminan keamanan akses dokumen dan memodifikasi
• Menyediakan jejak audit handal dan akurat
• Meningkatkan upaya pelacakan dan pemantauan, dengan kemampuan untuk mengidentifikasi hambatan dan memodifikasi sistem untuk meningkatkan efisiensi.

    Pada akhir tahun 1990, berbagai bagian industri EDMS terus tumbuh dengan pesat. Teknologi menawarkan organisasi atas penyelesaian masalah yang menghambat organisasi dalam pencapaian target dengan solusi taktis untuk mengatasi masalah tersebut.

Seiring dengan waktu, semakin banyak organisasi lebih telah mencapai “kantong” produktivitas dengan penggunaan teknologi tersebut dan hal ini memberikan gambaran nyata bahwa keragaman produk EDMS pada kenyataannya komplementer bagi banyak bisnis. Organisasi semakin ingin memanfaatkan kemampuan produk EDMS. Misalnya kebutuhan dari departemen pelayanan pelanggan, dimana imaging, pengelolaan dokumen, dan fungsi alur kerja bisa dilakukan bersamaan untuk memungkinkan agen dalam mengakses informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan penyelidikan pelangganmemenuhi kebutuhan pelanggan. Demikian juga sebuah departemen akuntansi dapat mengakses faktur suplier dari sistem COLD/ERM, pemesanan dari sistem imaging, dan kontrak dari sistem manajemen dokumen sebagai bagian dari alur kerja sesuai dengan persetujuan. Hal ini menyebabkan semakin banyaknya organisasi yang memanfaatkan kehadiran internet dengan menyajikan bagian-bagian tertentu dari informasi ini melalui web dengan kebutuhan akan kemampuan untuk mengelola konten web. Selain itu, organisasi yang telah memiliki perangkat lunak pada setiap departemen kemudian mulai memanfaatkannya secara lebih luas dengan menawarkan untuk digunakan ke perusahaan lain dengan mempertimbangkan fakta bahwa banyak dokumen saling bertukar dan untuk keperluan antar departemen dalam proses bisnis. Kemudian munculah pemikiran untuk memperbaiki manajemen dokumen elektronik di seluruh organisasi, dan mendapatkan keuntungan usaha yang sama pada tingkat perusahaan.

Baik pasar maupun provider perangkat lunak mulai memahami potensi strategis dari produk perangkat lunak yang mengintegrasikan komponen teknologi individu EDMS menjadi satu, menciptakan solusi yang terintegrasi, dan mampu menangani manajemen informasi lengkap dari kebutuhan organisasi. Bahkan pada kenyataannya, perkembangan EDMS sebagai solusi yang terintegrasi menjadi tren baru dalam sejarah industri perangkat lunak: mempercepat keadaan dimana jenis produk menjadi cepat usang dan perkembangan teknologi yang kemudian membuat vendor melakukan pengembangan dalam paket-paket baru.

Sebagai tanggapan terhadap permintaan pasar, penyedia software menempatkan pengembangan usaha yang cukup dalam menangani masalah ini dengan terus meningkatkan kemampuan produk mereka untuk memperluas jenis konten produk-produk tersebut agar dapat dikelola. Dimulai pada sekitar tahun 2001, industri mulai menggunakan “information content management” sebagai istilah untuk merujuk pada solusi perangkat lunak yang menyediakan lengkap teknologi EDMS untuk memperkenalkan keunggulan “enterprise” dari produk mereka.

Baru-baru ini, pasar ECM cendrung melirik entri dari Microsoft dan Oracle Corporation, dua provider terbesar dan terdepan dalam penyediaan software. Perusahaan-perusahaan ini masing-masing telah mengambil langkah-langkah untuk mengembangkan solusi content management. Microsoft dengan berbagai penawaran produk keluarga SharePoint dalam beberapa tahun terakhir, dan Oracle tahun 2006 dengan produk Content Management-nya Oracle. Kedua perusahaan perangkat lunak menyediakan solusi perangkat lunak dengan fungsionalitas ECM dasar yang akan membahas persyaratan fungsional yang umumnya diperlukan oleh sebagian besar organisasi. Hasilnya mungkin menjadi stratifikasi dari pasar ECM saat ini, berdasarkan tingkat layanan konten organisasi yang berbeda.

Terpisah dari Microsoft dan Oracle, content management system berbasis open source telah muncul juga untuk menyediakan fungsionalitas dasar ECM. Dalam hal ini termasuk Alfresco, KnowledgeTree, Nuxeo dan Plone. Demikian pula dengan sistem operasi, aplikasi server dan pasar database, pendatang ini berharap untuk menerapkan model distribusi perangkat lunak open source yang tersedia secara gratis dan dapat diunduh untuk bersaing dengan perusahaan perangkat lunak model penjualan tradisional vendor ECM incumbent dan commoditize pasar ECM.

Kebutuhan untuk skalabilitas dan fasilitas pemindaian untuk ratusan juta dokumen membutuhkan Terabyte, petabyte atau filestores Exabyte yang sesuai dengan yang ada dan muncul standar seperti HIPAA, SAS 70, BS 7799 dan ISO / IEC 27001 dapat melakukan outsourcing untuk mengakhiri sertifikasi akhir sebuah penyedia layanan alternatif.

ref : http://reizvan.blogspot.co.id/2011/03/enterprise-content-management-system_27.html